DATABASE PADA MICROSOFT EXCEL

1.     Pengertian Microsoft Excel

Suatu kumpulan data biasa disebut database (daftar data). Database padalembar kerja MS Excel merupakan range yang berisikan data yang disusun berdasarkanbaris dan kolom. Setiap kolom mengandung data sejenis, misalnya NIP, NAMA, ALAMAT, KOTA dan sebagainya.
Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harusmempunyai judul atau nama field

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation yang dapat dijalankan pada Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini.

Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993.

Excel biasa identik dengan pengolahan angka, dengan menggunakan Excel kita dapat membuat proposal biaya, rencana bisnis, form aplikasi, buku kerja akuntansi, dan masih banyak jenis dokumen lain yang memerlukan perhitungan angka. Selain itu lembar kerja Excel juga dapat menampilkan data dalam bentuk grafik dan gambar. Pengolahan database sederhana juga dimungkinkan dalam aplikasi Microsoft Excel.

2.     Pengertian Database

Basis data (database) adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur data dan juga batasan-batasan pada data yang kemudian disimpan.

Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi karena berfungsi sebagai gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat mengorganisasi data, menghidari duplikasi data, menghindari hubungan antar data yang tidak jelas dan juga update yang rumit.

Proses memasukkan dan mengambil data ke dan dari media penyimpanan data memerlukan perangkat lunak yang disebut dengan sistem manajemen basis data (database management system | DBMS). DBMS merupakan sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna basis data (database user) untuk memelihara, mengontrol dan mengakses data secara praktis dan efisien.

Dengan kata lain, semua akses ke basis data akan ditangani oleh DBMS. DBMS ini menjadi lapisan yang menghubungkan basis data dengan program aplikasi untuk memastikan bahwa basis data tetap terorganisasi secara konsisten dan dapat diakses dengan mudah.

Ada beberapa fungsi yang harus ditangani DBMS seperti pendefinisian data, menangani permintaan pengguna untuk mengakses data, memeriksa sekuriti dan integriti data yang didefinisikan oleh DBA (Database Administrator), menangani kegagalan dalam pengaksesan data yang disebabkan oleh kerusakan sistem maupun media penyimpanan (disk) dan juga menangani unjuk kerja semua fungsi secara efisien.

Tujuan utama DBMS adalah untuk memberikan tinjauan abstrak data kepada pengguna. Jadi sistem menyembunyikan informasi tentang bagaimana data disimpan, dipelihara dan juga bisa diakses secara efisien. Pertimbangan efisien di sini adalah rancangan struktur data yang kompleks tetapi masih bisa digunakan oleh pengguna awam tanpa mengetahui kompleksitas strukturnya.

Database atau basis data adalah kumpulan berbagai data dan informasi yang tersimpan dan tersusun di dalam komputer secara sistematik yang dapat diperiksa, diolah atau dimanipulasi dengan menggunakan program komputer untuk mendapatkan informasi dari basis data tersebut.

Pada Office Excel, Database merupakan sekelompok data pada range data atau rentang sel tertentu yang saling terkait serta telah disusun sedemikian rupa dimana baris pertama berisi Label untuk masing-masing kolom yang disebut sebagai Field (Bidang Data) dan baris-baris berikutnya biasa disebut sebagai Record (Rekaman data).

3.     Aturan Penulisan dan Penyusunan Database

Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel, kita harus memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut:

·       Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul. Jika kita menuliskan judul dalam dua baris, maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja.

·       Pada suatu database, tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang sama.

·       Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel, seperti A25, C80, dan sebagainya.

·       Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. Oleh karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain, karena baris tersebut akan dianggap sebagai data.

4.     Cara Membuat Database Sederhana dengan Excel disertai Form Entri Data

Dalam melakukan aktivitas pengisian (entri) data ke dalam suatu tabel daftar pada Excel, kebanyakan orang lebih menggunakan form entri data untuk memudahkan pengisian jika dibandingkan dengan mengisi tabel secara mendatar (horizontal). Berikut ini uraian lengkap untuk mendapatkan fitur Excel tersebut.

Langkah Pertama : Membuat Tabel Database

Sebelum kita menggunakan fitur form ini, terlebih dahulu kita harus menentukan jumlah kolom tabel yang akan digunakan. Contohnya : jika kita ingin membuat 10 kolom isian, maka kita blok kolom A hingga kolom J, kemudian tampilkan kotak dialog 'Create Table' dengan memilih menu Insert > Tables > Table lalu klik 'OK'. Selanjutnya kita tinggal mengubah tulisan 'Column1' dan seterusnya sesuai dengan judul masing-masing kolom.

Langkah Kedua : Menampilkan Icon Form

Pada awalnya menu perintah Form ini tidak ditampilkan pada menu di bagian sudut kiri atas (menu Ribbon), maka untuk dapat menampilkannya ikuti langkah berikut :

 

·     Klik tanda panah kecil pada menu Ribbon lalu pilih 'More Commands...' (seperti terlihat dalam gambar diatas). Selanjutnya akan tampil kotak dialog 'Excel Options' yang menyorot menu 'Quick Access Toolbar'.

·     Pada menu drop-down di bawah tulisan 'Choose commands from:', pilih 'Commands Not in the Ribbon', kemudian temukan dan pilih menu 'Form...' pada kotak daftar di sebelah kiri. Selanjutnya klik tombol 'Add >>', maka menu 'Form...' tersebut tampil di kotak daftar di sebelah kanan.

·     Klik 'OK' dan icon telah berhasil Anda aktifkan (terlihat seperti pada gambar di bawah ini)

Setelah kita melakukan langkah tersebut diatas, ketika menu icon Form diklik, maka form entri data ditampilkan dengan isian sesuai judul kolom tabel yang kita buat sebelumnya.

Melalui kotak dialog form ini, kita tidak hanya dapat membuat entri data, akan tetapi dapat pula meng-edit data yang telah tercatat pada daftar, menghapus data juga dapat mencari dan menampilkan data sesuai dengan kriteria yang kita tentukan. Contoh: setelah kita meng-klik tombol 'Criteria', agar dapat menampilkan data dengan nama berawalan huruf 'J', maka pada isian Nama ketik J lalu Anda dapat mengklik tombol 'Find Next' atau 'Find Prev' untuk menampilkan data khusus yang telah terpilih.

Untuk mencari atau menghapus entri tertentu pada tabel Excel melalui tombol Form, sama seperti contoh sebelumnya kita dapat meng-klik tombol ‘Criteria’. Lalu pilih mau mencari dengan menggunakan field apa (misal : nama yaitu Cio). Setelah itu klik tombol 'Find Next' atau 'Find Prev' untuk menampilkan data khusus yang telah terpilih. Jika cocok selanjutnya untuk menghapus entri tersebut, klik tombol ‘Delete’. Untuk penghapusan data disini bersifat permanen yang artinya jika sudah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi data yang telah hilang.