1. Pengertian Microsoft
Excel
Suatu kumpulan data biasa disebut database (daftar data).
Database padalembar kerja MS Excel merupakan range yang berisikan data yang
disusun berdasarkanbaris dan kolom. Setiap kolom mengandung data sejenis,
misalnya NIP, NAMA, ALAMAT, KOTA dan sebagainya.
Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harusmempunyai judul atau nama field
Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harusmempunyai judul atau nama field
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi
lembar kerja yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation yang
dapat dijalankan pada Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini merupakan
bagian dari Microsoft Office System. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan
pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang
agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang
populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini.
Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak
digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun
platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun
1993.
Excel biasa identik dengan pengolahan angka, dengan menggunakan Excel kita
dapat membuat proposal biaya, rencana bisnis, form aplikasi, buku kerja
akuntansi, dan masih banyak jenis dokumen lain yang memerlukan perhitungan
angka. Selain itu lembar kerja Excel juga dapat menampilkan data dalam bentuk
grafik dan gambar. Pengolahan database sederhana juga dimungkinkan dalam
aplikasi Microsoft Excel.
2. Pengertian Database
Basis
data (database) adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam
komputer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
(program aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian basis data
meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur data dan juga batasan-batasan
pada data yang kemudian disimpan.
Basis
data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi karena
berfungsi sebagai gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis
data menjadi penting karena dapat mengorganisasi data, menghidari duplikasi
data, menghindari hubungan antar data yang tidak jelas dan juga update yang
rumit.
Proses
memasukkan dan mengambil data ke dan dari media penyimpanan data memerlukan
perangkat lunak yang disebut dengan sistem manajemen basis data (database
management system | DBMS). DBMS merupakan sistem perangkat lunak yang
memungkinkan pengguna basis data (database user) untuk memelihara, mengontrol
dan mengakses data secara praktis dan efisien.
Dengan
kata lain, semua akses ke basis data akan ditangani oleh DBMS. DBMS ini menjadi
lapisan yang menghubungkan basis data dengan program aplikasi untuk memastikan
bahwa basis data tetap terorganisasi secara konsisten dan dapat diakses dengan
mudah.
Ada
beberapa fungsi yang harus ditangani DBMS seperti pendefinisian data, menangani
permintaan pengguna untuk mengakses data, memeriksa sekuriti dan integriti data
yang didefinisikan oleh DBA (Database Administrator), menangani kegagalan dalam
pengaksesan data yang disebabkan oleh kerusakan sistem maupun media penyimpanan
(disk) dan juga menangani unjuk kerja semua fungsi secara efisien.
Tujuan
utama DBMS adalah untuk memberikan tinjauan abstrak data kepada pengguna. Jadi
sistem menyembunyikan informasi tentang bagaimana data disimpan, dipelihara dan
juga bisa diakses secara efisien. Pertimbangan efisien di sini adalah rancangan
struktur data yang kompleks tetapi masih bisa digunakan oleh pengguna awam
tanpa mengetahui kompleksitas strukturnya.
Database
atau basis data adalah kumpulan berbagai data dan informasi yang tersimpan dan
tersusun di dalam komputer secara sistematik yang dapat diperiksa, diolah atau
dimanipulasi dengan menggunakan program komputer untuk mendapatkan informasi
dari basis data tersebut.
Pada Office
Excel, Database merupakan sekelompok data pada range data atau
rentang sel tertentu yang saling terkait serta telah disusun sedemikian rupa
dimana baris pertama berisi Label untuk masing-masing kolom yang disebut
sebagai Field (Bidang Data) dan baris-baris berikutnya biasa
disebut sebagai Record (Rekaman data).
3. Aturan Penulisan dan Penyusunan
Database
Untuk
membuat suatu database pada lembar kerja Excel, kita harus memperhatikan
beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut:
·
Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul. Jika kita menuliskan judul dalam dua baris, maka yang
dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja.
·
Pada suatu database, tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang
sama.
·
Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel, seperti A25, C80, dan
sebagainya.
·
Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. Oleh karena itu sebaiknya antara field
dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain, karena baris tersebut akan dianggap sebagai data.
4. Cara Membuat Database Sederhana dengan Excel disertai Form Entri
Data
Dalam
melakukan aktivitas pengisian (entri) data ke dalam suatu tabel daftar pada
Excel, kebanyakan orang lebih menggunakan form entri data untuk memudahkan
pengisian jika dibandingkan dengan mengisi tabel secara mendatar (horizontal). Berikut ini
uraian lengkap untuk mendapatkan fitur Excel tersebut.
Langkah Pertama : Membuat Tabel Database
Sebelum kita menggunakan fitur form ini, terlebih dahulu kita harus
menentukan jumlah kolom tabel yang akan digunakan. Contohnya : jika kita ingin
membuat 10 kolom isian, maka kita blok kolom A hingga kolom J, kemudian
tampilkan kotak dialog 'Create Table' dengan memilih menu Insert >
Tables > Table lalu klik 'OK'. Selanjutnya kita tinggal mengubah
tulisan 'Column1' dan seterusnya sesuai dengan judul masing-masing kolom.
Langkah Kedua : Menampilkan Icon Form
Pada awalnya menu perintah Form ini tidak ditampilkan pada menu di bagian
sudut kiri atas (menu Ribbon), maka untuk dapat menampilkannya ikuti langkah
berikut :
·
Klik tanda panah kecil pada menu Ribbon lalu pilih 'More
Commands...' (seperti terlihat dalam gambar diatas). Selanjutnya akan tampil
kotak dialog 'Excel Options' yang menyorot menu 'Quick Access Toolbar'.
·
Pada menu drop-down di bawah tulisan 'Choose commands from:', pilih
'Commands Not in the Ribbon', kemudian temukan dan pilih menu 'Form...' pada
kotak daftar di sebelah kiri. Selanjutnya klik tombol 'Add >>', maka menu
'Form...' tersebut tampil di kotak daftar di sebelah kanan.
·
Klik 'OK' dan icon telah berhasil Anda aktifkan (terlihat seperti
pada gambar di bawah ini)
Setelah kita melakukan langkah tersebut diatas, ketika menu icon Form diklik,
maka form entri data ditampilkan dengan isian sesuai judul kolom tabel yang kita
buat sebelumnya.
Melalui kotak dialog form ini, kita tidak hanya dapat membuat entri data,
akan tetapi dapat pula meng-edit data yang telah tercatat pada daftar,
menghapus data juga dapat mencari dan menampilkan data sesuai dengan kriteria
yang kita tentukan. Contoh: setelah kita meng-klik tombol 'Criteria', agar
dapat menampilkan data dengan nama berawalan huruf 'J', maka pada isian Nama
ketik J lalu Anda dapat mengklik tombol 'Find Next' atau 'Find Prev' untuk
menampilkan data khusus yang telah terpilih.
Untuk mencari
atau menghapus entri tertentu pada tabel Excel melalui tombol Form, sama
seperti contoh sebelumnya kita dapat meng-klik tombol ‘Criteria’. Lalu pilih
mau mencari dengan menggunakan field apa (misal : nama yaitu Cio). Setelah itu
klik tombol 'Find Next' atau 'Find Prev' untuk menampilkan data khusus yang
telah terpilih. Jika cocok selanjutnya untuk menghapus entri tersebut, klik
tombol ‘Delete’. Untuk penghapusan data disini bersifat permanen yang artinya
jika sudah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi data yang telah hilang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar