Macro Pada Microsoft Excel

Macro adalah sederetan fungsi dan perintah program yang disimpan dalam menu Visual Basic. Microsoft Excel menyediakan fitur untuk merekam aktivitas yang dilakukan oleh penggunanya melalui tools -> macro -> record new macro. Record new macro berguna untuk merekam aktivitas yang dilakukan dan merubahnya menjadi baris-baris program.

Namun macro juga dapat digunakan oleh user untuk membuat perintah atau procedure melalu bahasa VBA atau Visual Basic for Application yang cukup populer, sederhana dan mudah untuk dipelajari. Semakin besar pemahaman anda tentang bahasa VBA maka semakin banyak dan canggih pula prosedur atau perintah-perintah yang dapat anda buat untuk memudahkan perkerjaan anda dengan Microsoft Excel.

Contoh sederhana dari fungsi atau kegunaan macro adalah apabila anda melakukan pekerjaan yang banyak tapi monoton. Dari pada anda membuang-buang waktu dengan mengerjakan pekerjaan yang monoton secara manul, kenapa anda tidak merekamnya saja dengan macro kemudian melakukan sedikit modifikasi. Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan berjam-jam dapat selesai hanya dengan sekali klik. Contoh lain adalah apabila anda ingin membuat fungsi yang belum tersedia pada fungsi standard yang disediakan oleh excel, maka anda dapat membuat fungsi yang anda inginkan melalui Macro berupa User Defined Function (UDF).

Untuk dapat menggunakan macro, anda harus terlebih dahulu melakukan setting terhadap macro security level pada Microsoft Excel anda. Caranya adalah melalui tools -> macro -> security lalu set security level pada level Medium. Jangan gunakan low apabila anda sering menerima file dalam bentuk excel karena kemungkinan anda mendapat file excel yang mengandung virus macro menjadi sangat tinggi. Dengan level medium anda dapat menentukan apakah anda akan meng-Enable atau Disable macro yang terdapat pada file excel yang akan anda buka. Namun jika macro security level anda di set pada level Low maka anda tidak akan mendapat pemberitahuan bahwa file yang akan anda buka berisi macro atau tidak.

            Membuat macro pada excel tidaklah terlalu sulit , akan tetapi kita sebelumnya hrus                              menampilkan tab developer terlebih dahulu agar memudahkan untuk membuat macro pada                  excel. 

             

Menggunakan Record Macro

Record macro adalah sebuah fasilitas excel yang dapat digunakan untuk merekam tugas-tugas atau aktifitas di excel yang bersifat repetitive (berulang). excel macro akan merekam perintah-perintah yang kita lakukan untuk dapat dijalankan kembali ketika dibutuhkan perintahnya. Sebelum anda merekam Macro ada beberapa ketentuan yang harus kita ketahui terlebih dahulu. Dalam hal ini tentang penulisan nama macro dan ruang lingkup program macro yang akan dibuat.

Syarat pemberian nama pada macro:

1.     Maksimum 255 Karakter

2.     Harus diawali dengan huruf namun dibelakang karakter pertama boleh menggunakan angka

3.     Tidak boleh menggunakan spasi dan titik atau karakter khusus (*&$#@!)

4.     Karakter yang digunakan sebagai short key tidak boleh berupa angka atau karakter khusus.

Pada saat membuat macro dalam kotak dialog record macro terdapat 3 buah pilihan diantaranya adalah:

1.     This Workbook, Pilihan ini akan menyimpan macro yang akan kita buat didalam workbook yang aktif. Tetapi makro tersebut masih berfungsi apabila membuka sebuah workbook baru didalam satu jendela Excel

2.     New Workbook, akan menciptakan sebuah lembar kerja baru dan menyimpan macro yang akan kita buat didalam workbook yang baru. Macro ini pun masih bekerja pada workbook yang kita buka sebelummnya.

3.     Personal Macro Workbook, akan menyimpan macro yang akan kita buat didalam workbook yang aktif dan berfungsi pada seluruh jendela Excel yang buka. Dalam menggunakan pilihan ini penulis menyarankan supaya berhati- hati, karena apabila terjadi kesalahan akan berakibat serius.

Cara membuat macro dengan Record macro

Contoh kasus :

Pada pekerjaan sehari-hari anda mungkin pernah dihadapakan dengan pekerjaan sederhana akan tetapi sering dilakukan. Sebagai contoh kasusnya adalah memformat cell angka menjadi mata uang “Rp Indonesian”. Gunakan file latihan Sample data.xlsx dalam latihan ini.

Langkah-langkah merekam macro Untuk memformat mata Uang menjadi “Rp Indonesian”

1.     Buka File Latihan Sample data.xlsx

2.     Letakan Pointer pada cell K10

3.     Masuk ke tab View pilih Macros atau anda menggunakan shortcut pada Status bar excel

4.     Pilih Record Macro

5.     Ubah nama macro default Menjadi “Format_Rupiah”, Shortcut key “CTRL+SHIFT+R”, Store Macro in “This Workbook”, Description “Macro untuk Format Rupiah”

6.     Klik OK

7.     Klik kanan pada cell K10

8.     Ubah kategori “Accounting”, Decimal Place ubah menjadi ”0”, dan Simbol “Rp Indonesian”

9.     Klik OK

10.  Masuk ke tab View pilih Macros kemudian Klik Stop Recording

Sampai disini proses perkaman macro untuk format rupiah selesai, Excel secara otomatis menyimpan perintah-perintah yang kita lakukan selama proses perekaman berlangsung. Sekarang anda dapat menjalan macro “Format Rupiah” dengan beberapa cara.

Menjalankan Macro

Setelah anda melakukan proses perekaman macro, macro tersebut sudah siap anda gunakan. Ada beberapa cara untuk menjalankan macro:

§  Menggunakan Shorcut key yang sudah di buat pada saat record macro

§  Menggunakan Button (tombol) khusus

§  Melalui tab View Macros

CARA 1

Langkah-langkah Menjalankan Macro Menggunakan Shortcut Keyboard:

1.     Blok range atau data yang akan diformat contoh Range  K10:K17

2.     Gunakan Kombinasi Shotcut keyboard “CTRL+SHIFT+R”

3.     Hasil dari macro yang sudah dibuat seperti pada gambar berikut ini. setiap akan memformat rupiah anda cukup satu langkah saja untuk memanggil macro format rupiah tanpa melakukan langkah-langkah yang panjang.

Catatan:

Pada saat melakukan perekaman macro diharapkan tidak terjadi kesalahan pada langkah-langkahnya dikarenakan kesalahan tersebut juga akan direkam oleh excel. Jika proses perekamanya salah secara otomatis macronya juga akan gagal. Ada baiknya anda dapat lakukan latihan terlebih dahulu langkah-langkahnya tanpa merekam macro.